Ik ben aangemeld voor de gratis Boeky trial, wat is mijn vervolgstap?
Voordat echte online afspraken kunnen worden gemaakt door uw cliënten, moet uw Boeky applicatiebeheerder de gewenste agenda's, de afspraaksoorten en een aantal systeemparameters ingericht. Hiervoor wordt er een vragenlijst naar u toegestuurd waar u uw gegevens kunt invullen. Vervolgens maken wij de agenda voor u in orde en sturen u de inloggegevens toe. Vanaf dat moment kunt u zelf uw agenda bijhouden en uw instellingen wijzigen. Ook sturen we u de handleiding om de widget op uw site te zetten.
Wij definieeren voor u de benodigde agenda's, vullen de agenda met uw afspraaksoorten en richten wij de afsprakenportal in (met logo, berichtenboard en locatie).
U kunt u natuurlijk uw afspraken aanmaken, wijzigen en managen, zelf bepalen wanneer u bereikbaar wilt zijn, uw vakanties en vrije tijd plannen, zelf nieuwe cliënten aanmaken, wijzigen en (historisch) managen door het al dan niet versturen van extra berichten en zelfs helemaal blokkeren. Ook heeft u de synchronisatie met andere agendaprogramma's in eigen hand. Dit alles natuurlijk ook voor uw mobiel beschikbaar.
Het enige dat dan nog resteert, is het laten vinden van uw online afsprakendienst door uw cliënten. Dit doet u door op uw website een button, formulier of hyperlink (widget) op te nemen die bij aanklikken naar de online agenda verwijst. Op deze manier ontstaat een naadloze overgang van uw website naar uw online boekingssyteem. Ook kunt u uw klanten informeren dat ze voortaan online een afspraak bij u kunnen boeken. U kunt dit bijvoorbeeld op uw voicemail vermelden en duidelijk op uw site aangeven.
Bij uw Profielinstellingen als agendabeheerder kunt u uw eigen begin- en eindwerktijden vastleggen zodat de Boeky agenda precies aansluit op uw eigen werkschema. De Boeky agenda's binnen uw organisatie kunnen verschillende werkschema's hebben.
'Vrije tijd' staat voor time slots of hele dagen in een agenda die zijn geblokkeerd, waardoor ze niet beschikbaar zijn voor cliënten die een afspraak willen maken. Alleen de agendabeheerder zelf kan afspraken maken wanneer de hele dag is geblokkeerd.
Wat voor mogelijkheden heb ik om mijn vrije tijd, ook echt vrij te houden, dus niet inplanbaar voor cliënten?
Voer een 'Vrije tijd' in met de start- en einddatum van bijvoorbeeld uw lunch of vakantie. Dit tijdstip of deze dagen worden direct automatisch geblokkeerd in uw online agenda en zijn dus niet meer beschikbaar voor uw cliënten. Bij het aanmaken van een 'Vrije tijd' kunt u de 'Herhaal' optie gebruiken om bijvoorbeeld elke zaterdag en zondag te blokken, zodat deze dagen niet meer zichtbaar zijn in uw online agenda.
Hoe flexibel kan ik mijn agenda beheren als het gaat om cliëntafspraken?
U bent en blijft eigenaar van uw agenda. Afspraken kunnen zelf door u aangemaakt, gewijzigd en geannuleerd worden. Bij elke afspraak kunt u een aantekening toevoegen. U bepaalt samen met de applicatiebeheerder of u automatische bevestigingsemail notificaties wilt laten versturen.
U heeft altijd de beschikking over de lijst van uw eigen cliënten. De 'vergeetachtigen' kunt u nogmaals hun gebruikersnaam en wachtwoord mailen, de 'vaste klanten' de afspraakgeschiedenis raadplegen, de 'slordige' nog een extra aanwijzing meesturen en de 'hardleerse' kunt u altijd de toegangsrechten blokkeren. Maar indien ingesteld kunnen alle cliënten automatische herinnerd worden aan toekomstige afspraken.
Bepaal wat u verstaat onder 'het laatste moment' en geef dit aan per afspraaksoort. Elke gewenste waarde uitgedrukt in het aantal uren kan worden ingevuld, bijvoorbeeld 24 uur van te voren. In dit voorbeeld kan een cliënt dus binnen een etmaal geen afspraken met u maken. Uiteraard kunt u dit zelf wel 'overrulen' en bijvoorbeeld goede cliënten met spoed inboeken.
Ja, dit kan op verschillende manieren. Alle nieuwe afspraken kunnen eenvoudig worden opgenomen in uw agenda via een email bijlage voor elke nieuwe afspraak (1-way). Alle nieuwe afspraken kunnen ook eenvoudig worden opgenomen in uw Outlook agenda en tegelijk is de afspraak ook gesynchroniseerd met uw Boeky agenda (2-way).
Allereerst kunt u uw bereik vergroten door uw afspraken widgets op een slimme manier op de eigen webpagina's maar ook op websites van derden zakenpartners te plaatsen.
Cliënten kunnen gelijk de afspraakpartner en afspraaksoort selecteren, het tijdstip kiezen en hoeven past achteraf in te loggen of te registreren. Wanneer ze zich voor het eerst aanmelden ontvangen na registratie direct een email met hun wachtwoord waarmee ze kunnen inloggen.
Dat is vrij eenvoudig - maar u bepaalt de regels. In Boeky kunt u instellen binnen welke termijn een cliënt de afspraak kosteloos kan annuleren. In de bevestigingsmail richting cliënt is een link opgenomen om een afspraak te wijzigen of te annuleren.
Zekerheid kan op twee gemakkelijke manieren worden gegeven: allereerst wordt automatisch een bevestigingsemail verzonden. Daarnaast kan bij bevestiging en als reminder een automatische SMS worden verzonden. Hiervoor dient de applicatiemanager voor voldoende SMS voorraad te zorgen en alle SMS instellingen te activeren.
Op uw afsprakenportaal kan uw cliënt eenvoudig een nieuw wachtwoord aanvragen, dat vervolgens automatisch wordt verzonden per email.
Het enige dat nodig is, is dat men contact opneemt met de Boeky applicatiebeheerder van uw organisatie. Die kan met een druk op de knop een email sturen met daarin de betreffende Boeky gebruikersnaam.